- Posten åpnes av arkivtjenesten (Fellestjenesten), jfr. Arkivforskriften § 3-1. Etter at posten er åpnet, skal den sorteres i arkivverdig post (sakspost) og arkivuverdig post (informasjonspost). Som arkivverdig post gjelder følgende krav: Den regnes som saksdokument for organet etter arkivforskriften §§ 3-18 til 3-21 og offentleglova §§ 2 og 3, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Post som tilfredsstiller disse kravene går videre til journalføring og skanning.
Som arkivuverdig post regner vi generelt trykksaker og annet mangfoldiggjort materiale, så sant det ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post angitt ovenfor. Denne posten skal ikke journalføres, men kan etter eventuell sirkulasjon plasseres i kassetter på felleskontor, fysisk skilt fra arkivet.
I den grad det er mulig skal arkivtjenesten arbeide for å få relevant informasjonspost fra private og offentlige aktører tilsendt elektronisk, snarere enn på papir. Denne informasjonsposten kan gjøres tilgjengelig på intranett. Som arkivuverdig post regnes følgende:
- trykksaker
- rundskriv som ikke inngår som dokument i en sak
- høringer (se pkt. 3.1.1 postmottak)
- annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
- blanketter som ikke er utfylt. Det er utgiveren som har arkiveringsansvaret.
- personlig adressert post, hvis det ikke foreligger fullmakt til å åpne posten
- faktura
- post som er adressert til arbeidstakerorganisasjoner
- c-post/massekorsbånd
- anbud/tilbud, journalføres ved anbudsåpning, se pkt. 3.1.1 postmottak
- meldinger til lønningskontoret, lønnsmeldinger/egenmeldinger/sykemeldinger
- bilag som ikke er viktig bakgrunnsmateriale i en sak
- forespørsler om informasjonsmateriale, hvis disse ikke krever offisielle svar
- kopier av inngående brev når originalen er registrert fra før
- melding om adresseendringer
- reklame/produkt opplysninger
- hotell- og reisebestillinger
- invitasjoner, kursinnbydelser, påmeldinger, bekreftelser
- offisielle invitasjoner til kommunen
- statistikk
- skriv med generell informasjon av kortvarig verdi
- ikke arkivverdig e-post
- e-post som er jobbrelatert, men som ikke har betydning for saksbehandling eller dokumentasjon
Pressemeldinger/rundskriv/informasjonsmateriell kan registreres etter behov.
Post som går direkte til føring i fagsystem
Klientpost som skal inn i fagsystem, legges uåpnet, hvis mulig, til gjeldende virksomhet. Må brev åpnes, stiftes det igjen før det legges i hylle. Denne type post journalfører virksomheten selv. Post til spesialarkivene skal ikke scannes, men registreres og arkiveres ved uteenhetene. Lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring. Mer spesifikt gjelder dette:
Skatteoppkreveren, videresendes direkte til Tvedestrand kommune.
Brev bbs, direkte i posthylle økonomiavd. Stortingsprp. i posthylle rådmannen. Kursinnbydelser, direkte gjeldende virksomhet. Tidsskrifter, direkte til adressat. Post til andre enheter legges i respektive hyller til gjeldende virksomhet.
Spesielle hensyn ved åpning av verdipost, politiattester, anbud
Verdipost (kontanter, sjekker og lignende): Tilkall straks personell ved økonomikontoret for bistand eller tilstedeværelse, dvs. en av følgende; økonomisjef, regnskapsansvarlig eller saksbehandler. Personell fra administrasjonsenheten eller rådmann kontaktes dersom disse ikke er til stede. Tell opp og registrer beløpet og signer begge to på vanlig kommunalt brevpapir. Tilfellet skal også registreres i kommunens saksbehandlingssystem dersom beløpet er anonymt eller ikke gjelder oppgjør for krav som kan identifiseres i økonomisystem eller skatteregnskap. Økonomisjef angis som saksbehandler av registrert sak om mottatt verdipost. Rådmann skal varsles om innkommet verdipost ved kopi av registrering. Rådmann avgjør eventuell offentliggjøring av slik verdipost.
Politiattester:
Skal registreres som et x-notat i Public 360 av den enhet vedkommende er ansatt i. Politiattesten skal, for ansettelser i barnevernssaker, oppbevares så lenge vedkommende er i tjeneste. Politiattester ved ansettelse i skoler, barnehager og pleie og omsorg skal etter å ha vært sett, makuleres. Formålet med politiattesten er oppfylt så snart det er godtgjort at den tilsatte har tilfredsstillende vandel. Det vil fremgå av journalen at attesten er mottatt.
Anbud:
Konvolutter merket med "Anbud" skal ikke åpnes, men konvoluttene stemples med dagens dato og klokkeslett. Videresend til aktuelle saksbehandlere anbudsdokumenter.
Anbudsdokumenter registreres i sak-/arkivsystemet etter at anbudsfristen er gått ut. Egenerklæring om konsesjonsfrihet:
- Egenerklæringa skannes inn i ePhorte som et inngående brev. (Saksbehandler får papirdokumentet).
- Saksbehandler registrerer egenerklæringa i Kartverket sitt elektroniske system.
- Det kan tenkes at saksbehandler foretar noen mindre korrigeringer på skjemaet. Av den grunn skanner saksbehandler skjemaet og legger det inn som et x-notat i mappa.
- Saksbehandler tar inn kvittering fra Kartverket som et x-notat i mappa.
- Saksbehandler sender e-post/brev til søker med informasjon om at egenerklæringa nå er godkjent og at evt. andre nødvendige papirer sendes direkte til tinglysning.
Følgende post legges direkte i posthylle:
Kontoutskrifter og lignende fra banker mv. direkte i posthylle økonomiavd
Kursinnbydelser, direkte gjeldende virksomhet
Tidsskrifter, direkte til adressat |
|